為規(guī)范本市檔案中介服務(wù)市場秩序，提升檔案管理社會化服務(wù)水平，保障檔案實體與信息安全，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合我市實際，現(xiàn)就認真開展檔案中介服務(wù)監(jiān)督管理工作通知如下：
一、 充分認識加強監(jiān)督管理的重要性
檔案中介服務(wù)機構(gòu)作為提供檔案整理、數(shù)字化、保管、寄存、咨詢等專業(yè)化服務(wù)的社會力量，在輔助各單位、各領(lǐng)域做好檔案工作中發(fā)揮著日益重要的作用。加強對其監(jiān)督管理，是確保檔案工作質(zhì)量、維護國家檔案資源安全完整、防范檔案服務(wù)外包風險的必然要求。各區(qū)縣檔案主管部門、各有關(guān)單位務(wù)必高度重視，將此項工作納入重要議事日程，切實履行監(jiān)管職責。
二、 明確監(jiān)督管理對象與內(nèi)容
（一）監(jiān)督管理對象：在本市行政區(qū)域內(nèi)從事檔案整理、數(shù)字化加工、檔案保管、寄存托管、檔案銷毀、檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)與維護、檔案咨詢服務(wù)等活動的法人或其他組織。
（二）監(jiān)督管理重點內(nèi)容：
- 機構(gòu)資質(zhì)與備案情況：檢查是否具備從事檔案服務(wù)的相應(yīng)資質(zhì)、技術(shù)人員和設(shè)備條件，是否按規(guī)定向市、區(qū)縣檔案主管部門進行備案。
- 服務(wù)質(zhì)量與標準符合性：監(jiān)督其服務(wù)過程是否符合國家及行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，成果質(zhì)量是否達到合同約定及相關(guān)要求。
- 安全保密管理：重點檢查是否建立并落實檔案安全保密管理制度，涉密檔案管理是否符合規(guī)定，數(shù)字化加工場所、檔案存儲庫房等是否符合安全保密要求，人員是否經(jīng)過安全審查與培訓。
- 合同履行與誠信經(jīng)營：核查服務(wù)合同是否規(guī)范、權(quán)責是否清晰，是否嚴格履行合同約定，是否存在欺詐、惡性競爭等不誠信行為。
- 風險防控與應(yīng)急管理：檢查是否具備風險識別與防控能力，是否制定應(yīng)急預案并具備相應(yīng)的處置能力。
三、 建立健全監(jiān)督管理工作機制
（一）落實備案管理。實行檔案中介服務(wù)機構(gòu)備案制度。新設(shè)立或開展業(yè)務(wù)的機構(gòu)應(yīng)及時向業(yè)務(wù)開展地的區(qū)縣檔案主管部門備案，提交機構(gòu)基本信息、資質(zhì)證明、從業(yè)人員情況、服務(wù)范圍等材料。備案信息發(fā)生變更的，應(yīng)及時更新。市檔案局建立全市檔案中介服務(wù)機構(gòu)信息庫，實行動態(tài)管理。
（二）加強日常檢查與專項督查。各區(qū)縣檔案主管部門要結(jié)合實際，制定監(jiān)督檢查計劃，采取“雙隨機、一公開”、專項檢查、質(zhì)量抽檢等方式，對轄區(qū)內(nèi)檔案中介服務(wù)機構(gòu)開展常態(tài)化監(jiān)督檢查。對涉及重要檔案、涉密檔案、大批量數(shù)字化加工等項目進行重點監(jiān)督和過程指導。
（三）推行服務(wù)質(zhì)量評價。探索建立由檔案部門、行業(yè)協(xié)會、服務(wù)委托方等多方參與的服務(wù)質(zhì)量評價機制。將檢查結(jié)果、用戶反饋、投訴處理情況等納入評價體系，定期公布評價結(jié)果，引導市場擇優(yōu)選擇服務(wù)提供方。
（四）強化行業(yè)自律與培訓。支持檔案行業(yè)協(xié)會發(fā)展，發(fā)揮其在制定行業(yè)規(guī)范、組織專業(yè)培訓、調(diào)解服務(wù)糾紛、倡導誠信經(jīng)營等方面的自律作用。定期組織檔案中介服務(wù)機構(gòu)從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)技能、安全保密、標準規(guī)范等方面的培訓，提升整體服務(wù)能力與合規(guī)意識。
（五）依法處理違規(guī)行為。對檢查中發(fā)現(xiàn)的無資質(zhì)經(jīng)營、超范圍經(jīng)營、存在重大安全隱患、泄露檔案信息、服務(wù)質(zhì)量低劣等違規(guī)行為，檔案主管部門應(yīng)依法依規(guī)責令限期整改、約談告誡、通報批評；涉嫌違法的，移送司法機關(guān)處理。將違法違規(guī)行為記入信用記錄，實施聯(lián)合懲戒。
四、 壓實各方責任
（一）檔案主管部門責任：市檔案局負責全市檔案中介服務(wù)監(jiān)督管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、標準制定和指導協(xié)調(diào)。各區(qū)縣檔案主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)檔案中介服務(wù)機構(gòu)的日常備案、監(jiān)督檢查和違規(guī)行為查處等工作，應(yīng)及時向市局報告監(jiān)管情況及重大事項。
（二）檔案中介服務(wù)機構(gòu)責任：應(yīng)依法依規(guī)開展經(jīng)營，主動接受檔案主管部門的監(jiān)督管理，確保服務(wù)質(zhì)量與安全。建立健全內(nèi)部管理制度，加強人員教育與安全管理，如實提供備案信息并按要求報告相關(guān)情況。
（三）檔案服務(wù)委托方責任：各單位選擇檔案中介服務(wù)時，應(yīng)核實其資質(zhì)與備案情況，簽訂權(quán)責清晰的合同，明確安全保密要求與服務(wù)標準。應(yīng)對服務(wù)過程進行必要的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案主管部門反映。不得委托不符合條件的機構(gòu)處理涉密或重要檔案。
五、 相關(guān)工作要求
（一）加強組織領(lǐng)導。各區(qū)縣檔案主管部門要明確分管領(lǐng)導和責任科室，配備必要力量，確保監(jiān)督管理工作落到實處。
（二）注重宣傳引導。通過多種渠道宣傳檔案中介服務(wù)監(jiān)管政策法規(guī)，提高社會認知度。公布合規(guī)機構(gòu)名單，曝光典型案例，營造規(guī)范有序的市場環(huán)境。
（三）暢通監(jiān)督渠道。公布監(jiān)督舉報電話和郵箱，鼓勵社會公眾、服務(wù)委托方對檔案中介服務(wù)機構(gòu)的違規(guī)行為進行舉報，對舉報線索及時核查處理。
（四）本通知自發(fā)布之日起實施。各區(qū)縣檔案主管部門可根據(jù)本通知精神，制定具體實施細則。
岳陽市檔案局將定期對全市監(jiān)督管理工作情況進行督查。各有關(guān)單位在執(zhí)行過程中遇到問題，請及時向市檔案局報告。
